Mitől leszel hatékony?

A hatékonyság javításra egy-két technikát szoktak javasolni a nagy blogok, például a GTD-t vagy pomodoro-t, de egyre jobban érzem, hogy ezek a technikák csak egy szeletét fedik le a hatékony munkának. Ha valakinek a munka elkezdése nem okoz – már – gondot, akkor is fontosak ezek és az ehhez hasonló technikák, mégis valójában a hatékonyságnak rengeteg egyéb olyan paramétere is van, amik erőteljesen hatnak a teljesítményre.

A következő tényezők például saját tapasztaltom szerint nagyon rontják a munkateljesítményt és semmi közük a GTD-hez:
- Kialvatlanság
- Alacsony energia szint
- Magas teljesítményű állapotok elengedése
- Képtelenség a fókuszra külső, vagy belső körülmények miatt
- Belső érzelmi feszültség munkatársakkal, családtagokkal szemben. Általános érzelmi állapot.
- Nem tudni, hogy mit kell csinálni
- Készségek hiánya, amelyek a feladatok elvégzéséhez kellenek
- Feladatok túlzott mennyisége
- Elvégzett feladatok értelmetlensége.

Ha szeretnél hatékonyabb lenni, akkor nem elég csak a feldatok megfelelő rendszerezésével foglalkozni, hanem sok más egyéb tényezőt is rendben kell tartani.

- Kialvatlanság: Egyik legfontosabb oka szerintem a stressz, valamilyen éjszaka is művelhető hobbi és ehhez kapcsolódó éjjeli működés, vagy a szórakozás lehet. Nálam ezek kerültek eddig elő. A stressz ezek közül, amelyik a legkevésbé irányított és ennek megfelelően a legnehezebben kezelhető. Sport és valamilyen meditatív technika elsajátítása jól jöhet például, elalvás előtt egy-két órával már nem szabad a munkával foglalkozni és megtalálni azokat az elfoglaltságokat – pl. olvasás -, amik felkészítenek az alvásra.
- Alacsony energia szint: Sport segíthet, lehetőleg reggel. Egy rosszul eltalált déli étkezés egy-két órát szintén elvehet. Érdemes rá odafigyelni.
- Magas teljesítményű állapotok: Mindenkinek vannak pillanatok, amikor sokkal jobban teljesít a nap folyamán, ezeket a pillanatokat érdemes tudatosan keresni és azonosítani. Nem csak azért, hogy a forrásukat megtaláld, hanem mert ha felismered, és újra jön, akkor ott érdemes gyorsan megcsinálni a lehető legtöbb dolgot.
- Képtelenség a fókuszra: Fókuszáló készséget erősítő gyakorlatok jól jöhetnek. Meditáció, fókuszt segítő játékok.
- Belső érzelmi feszültség: A legnehezebb, érzelmek menedzselése nem egy egyszerű dolog, erre kevés mondás van. Jó ha az embernek otthon rendben vannak a dolgai és lehetőleg nem kerül olyan munkahelyi konfliktusokba, amelyek aztán akár órákra, napokra leköthetik.
- Következő lépések ismeretének hiánya: Tervezés segíthet és GTD.
- Feladatok túlzott mennyisége: Tervezés, eszkalálás, saját határaink menedzselése, delegálás segíthet.
- Elvégzett feladatok értelmetlensége: Itt pedig már jöhetnek a szervezeti okok, hogy valamin dolgozunk, amit aztán lehúznak a kukába, nem megfelelelő időben, helyen végződnek el a feldatok, stb. Itt segíthet az eszkalálás, okok keresése és szervezeti menedzselése.

Valószínűleg nem is írtam le mindent, de látszik, a hatékonyság sokkal összetettebb dolog, mint ahogy azt sokszor gondolná az ember és a fenti tényezők mindegyikével és talán még egyéb dolgokkal is érdemes sokat foglalkozni.