GTD az üzleti életben
Angelday gtd manifesto posztját érdemes elolvasni, van benne néhány nagy igazság a gtd-zés mögötti filozófiai háttérről.
Mert miről is van itt szó? A megbízhatóságról. A nekünk küldött releváns levelekre válaszolunk. A fontos leveleket, projekteket, akármiket mindig rövid pórázon tartjuk, tudjuk, mire kell válaszolnunk és meg is tesszük azt.
Azért gtd-zünk az üzleti életben, hogy megpróbáljuk kevéssé szarrá tenni a világot, mint amilyen az már alapból néha tűnik. Ha nem alkalmazol valamilyen gtd módszert az életedben, ha a közvetlen munkatársaidtól fura módon gyakran kapsz email-eket, hogy mi van ezzel, vagy azzal a feladattal, gyakran van úgy, hogy azt mondod, jaj, ezt el is felejtettem, akkor nagy a valószínűsége annak, hogy szar munkaerő vagy, akivel nem jó együtt dolgozni. Meg tudok érteni egyes embereket, akiken akkora flow van, hogy elfelejtenek dolgokat - altalában azért, mert delegálták és a harmadik fél tett arra, hogy meg kéne csinálni -, de mindenkinek, akiben csak egy kicsi munkaetika is van, ott kell legyen a vágy, hogy jobban menedzselje a saját életét.
A GTD ugye nehéz feladat, amit mindenkinek a saját munkamennyiségére és habitusára kell alakítani. Az utóbbi időben sokat finomítottam a saját módszertanomon, a munkám szakmai és üzleti területen is kiterjedt, ami azt jelenti, hogy szükségem van szakmai feladatok viszonylag időigényes és több órát lefogó megoldására, ugyanakkor gyors üzeleti kommunikációra, sok emberrel és résztvevővel, apró feladatok kezelésére, kommunikációra több emberrel. Ha valaki főként szakmai feladatokat lát el, annak ez a gtd megoldás valószínűleg teljesen érdektelen, mert nincs annyi mikro feladat és a szakmai feladatok csoportosítása nem feltétlenül így működik.
Tehát kezdjük. A gtd nem a cél, hanem eszköz. A cél pedig, hogy minél gyorsabban minél többet tudj elvégezni és, hogy minél kevesebbet kelljen attól félned, hogy valamit kihagytál. Ha pedig épp nem vagy toppon, akkor pedig azokat a feladatokat végezd el, amit tényleg kell. Az ultimate gtd rendszer ennek megfelelően nálam a következőket tudja:
Levelezőben történjen a feldolgozás
A feladatok döntő többségét ide kapom, itt is kezelem.
Lehessen máshová érkező feladatokat is felvenni és ebben a rendszerben kezelni
Sok esetben - de ez a kevésbé gyakori - a feladatok egy részét “kézbe kapom”, utazás közben, telefonon, stb. Ezeket is kezelni kell, időszakosan fel lehet vezetni valami mobil gyűjtőhelyre, telefonba, vagy papírra, de a feladatokat végül egy rendszerbe kell bevezetni.
A gtd alkalmazást konzol szerűen is lehessen kezelni
Tudjak így parancsokat küldeni a rendszerbe: “Leadni az ajánlatot next thuesday”
Ez azért kell hogy a kívülről érkező feladatokat gyorsan fel lehessen vinni, ne legyen idegesítően nehéz a kalibrálás.
A feladatokat időrendben mutassa
A fókuszban tartás sarokpillére. Aznap csak az aktuális feladatokat nézzük és ne foglalkozzunk olyan dolgokkal, amik nem tartoznak oda. Egyszerűen nem szabad olyan feladatokat látnod, amik nem oda tartoznak, mert kísértésbe hozhatnak, idegessé tehetnek, stb.
A feladatoknak lehessen prioritást adni
A fókuszban tartás második sarokpillére. A jó gtd lényege, hogy azokra a feladatokra fókuszálsz először, amiket a legfontosabb elvégezni. Hogy mik a prioritás beállításainak módszerei, arról egy kicsit később.
Inbox Zero
Ahogy angelday is írja, az üres levelező az ember legjobb barátja, mert tudod, hogy minden bekerült a feladat kezelő rendszerbe és ez boldoggá tesz. Azért, mert tudod, hogy bár a dolgok nem mindig rajtad múlnak, te folyamat rád eső részét kézben tartod.
Két perces szabály
Ha valamit meg tudsz oldani 2 perc alatt, akkor megoldod, ha nem, elteszed a feladataid közé. Így a sok mikrofeladat nem gyűlik fel, és nem tömi el a fontosabb feladatokat.
Legyél a delegálás mestere
A delegálás segít, hogy ne szakadj szét és ne égj ki rövid távon. A delegálásról külön posztokat lehetne írni, itt most csak annyit. Az élet menedzselési része időt igényel, hogy ezt az időt megtakaríthasd, a feladatok egy részét delegálnod kell, a labdákat vissza- , vagy tovább kell adni. Ez azt jelenti, hogy meg kell bízni a munkatársaidban. A delegált feladatok kezelése további időt vesz ki a kezedből, tehát érdemes ráhagyni további erőforrásokat.
A levelező és a feladatkezelő külön eszköz, külön megoldásokkal
A levelezőben időrendben érkeznek a levelek és ez így van jól. A feladatkezelőben azonban a feladatokat aktualitásuk és prioritásuk szerint kell látni és az ilyen nézet eléréséhez a levelezőt nem lehet eléggé megbütykölni.
A megfelelő eszköz
Sok féle programot kipróbáltam eddig és egy-kettő igazán kellemes és hasznosnak bizonyult, de aztán jött a Remember the milk Gmail kiterjesztése és minden összeállt. Az ultimate gtd rendszert nálam jelen pillanatban a Gmail + RTM futtatja.
A Remember the milk-nek van egy Firefox-os kiterjesztése, amit a gmail-be lehet integrálni. Webisztánon volt róla bejegyzés, ha érdekelnek a részletek. Ha telepítetted, a RTM kiterjesztés segítségével egyetlen kattintással tennivalót csinálhatsz a gmail-be érkezett levelekből és helyben viheted fel a máshonnan kapott feladatokat. A kiterjesztés további fantasztikus képessége, hogy megjegyzi a feladathoz kapcsolt levelet, tehát, ha valamit elvégeztél, nem kell a levélkupacban keresgélni, a feladat melletti levél ikonra kattintva már lehet is küldeni vissza az embernek.
Hogy néz ki a rendszer folyamatában?
A nap Boss módban kezdődik, amikor is saját főnöködként szépen összeszeded, hogy mit kell csinálni aznap és melyik feladatok fontosak, melyek kevésbé, mik a határidők.
Első lépés: Reggel felnyitod a levelezőt és átnézed a kapott leveleidet. Ami nem feladat, nem neked szól direkt, archiválod vagy törlöd, ami neked szól és feladat, kap egy csillagot és archiválod. A levelek áttekintését némelyek hobbiból végzik - én is -, de le kell szokni a gyakori levelező nézegetésről és átállni a napi 2 levél feldolgozásra és feladat felvitelre, hatékonyabbá tesz. Ahogy rápillantasz az aznapi feladatokra, rögtön eszedbe jut néhány másik is, ezeket szépen kézzel felütögeted.
Második lépés: A feladatok rendbe szedése. Ha épp elkezdett gőzölgő kávé ivása közben felgyullad a ház, megiszod a kávét majd kimenekülsz a házból, vagy kimész a házból és kényelmesen megiszod a kávét. Egyik sem persze, de ha csak ez a két opció van, mindenki habozás nélkül a másodikat választja.
Erről szólnak a prioritások. A RTM-nek van egy fantasztikus tulajdonsága, minden beérkező levelet egy inbox mappába tesz, ami teljesen úgy működik, mint a Gmail inbox mappája. Gmail feldolgozás után ide átmenve lehet látni mindent, ami feladatként az utolsó rendszerezés óta érkezett. Itt kb. napi 2×3 perc alatt rendet lehet vágni.
Megadod az egyes feladatoknak tömbösítve a címkéket - nálam az ügyfél szokott lenni, vagy óriás projektnél a projekt -, aztán megadom, hogy mikorra esedékes az elvégzése - összevetve, hogy épp mennyi feladat van -, illetve itt kap prioritást is.
A prioritás beállítása nagyon nehéz ügy, én is mostanában kezdtem el tanulgatni, elmondom, hogy én hogyan csinálom.
- Ha belátható időn belül a feladat pénzt hoz a konyhára, vagy üvöltő telefonálás lesz az eredménye, ha nem készül el - mondjuk leáll egy rendszer, tegnap volt határidő, stb. -, akkor 1-es.
- Határidőhöz közeli feladatok, szimpatikussági alapon kettes.
- Üzletileg fontos, hármas.
- Minden más prioritás nélkül marad
A beállításhoz meg kell tanulni az RTM bellentyűket, ha az megvan az egész folyamat tényleg nagyjából két-három perc, ha a feladatok megkapták a dolgaikat, akkor lehet őket ársorolni a munka mappába, vagy a személyesbe, ha másról van szó.
Napi 1 óra
Ezt a két lépést kétszer elvégzed egy nap és rajta vagy a gtd görbén, mindenről tudod, hogy mikor esedékes és mennyire fontos, delegálsz feladatokat és követed ezek alakulását. 2008-ban csak így lehet túlélni.
Tetszett a bejegyzés? Kövess Facebook-on, vagy Twitter-en.
Nincs kapcsolódó bejegyzés
12 hozzászólás